Il est parfois difficile de se passer des services de sa secrétaire médicale ou la remplacer par une télésecrétaire. Pour le médecin, ce dilemme le conduit à garder sa secrétaire mais engager une autre en ligne pour la seconder et prendre les appels en cas de surcharge et d’urgence. Quelle sont les convergences et différence entre ces deux fonctions et comment agir alors pour satisfaire la patientèle et simplifier la gestion de son planning.

Pourquoi choisir une solution d’externalisation de son secrétariat

Le choix d’une secrétaire médicale externe est plébiscité par les médecins parce qu’il  leur permet de faire des économies au lieu d’embaucher une secrétaire (pour un nombre d’appels parfois insuffisants). En confiant la gestion de son secrétariat à des professionnels, il pourra se consacrer pleinement à son travail plutôt que de perdre son temps à répondre aux appels pendant les consultations.  Décentraliser son secrétariat permet ainsi de se focaliser sur ses patients avant tout.

En engageant une secrétaire virtuelle comme les fameuses Anna ou Julie, la patientèle sera prise en charge en permanence. Les patients ont un accueil dédié et la prise de rendez-vous n’est plus une corvée.

Un autre avantage de la solution d’externalisation est que la réception des appels ne s’arrête pas même en cas d’absence de secrétaire. Les patients ne se tromperont jamais sur la date et l’horaire de leurs rendez vous parce ce qu’ils reçoivent un SMS de rappel. Mais combien coûte une secrétaire à distance ?

Frais de télésecrétariat

Les frais de télésecrétaire sont décidément moins coûteux qu’une secrétaire sur place. Les services d’une télé secrétaire virtuelle vous assurent la réponse à toutes vos communications téléphoniques avec un service d’organisation optimum de l’agenda pour que puissiez exercer votre métier dans les meilleures conditions.

Il s’agit donc d’une standardiste qui n’intervient qu’en cas de besoins réels, ce qui soulagera grandement votre budget pour ce personnel. Pour un prix ferme en dessous de 50 euros TTC sur 30 jours, un cabinet de médecin généraliste, n’hésitera pas à profiter de toutes les qualités et des tarifs alléchants d’une secrétaire médicale.

Rôle de la secrétaire sur place

Entre la secrétaire médicale sur place et les patients se tisse une relation ce compassion qui parfois agit sur les envies et choix des patients.

Que ce soit pour une demande de rendez-vous médicaux ou au cabinet lors d’une consultation, la secrétaire médicale est en effet, le premier interlocuteur du patient. Elle filtre les demandes, oriente en cas d’urgence, accueille en salle d’attente ou en service hospitalier. Elle veille toujours à mettre ses patients à l’aise en apaisant leur angoisse.  Elle renseigne aussi les patients sur les conditions de prise en charge des soins par les organismes d’assurance maladie, et peut éventuellement les aider à remplir des feuilles de soins. Mais, parfois sous l’effet du stress et de la surcharge, elle peut succomber à la fatigue et perdre un peu de son dynamisme et de son efficacité, ce qui n’est pas le cas de la secrétaire virtuelle. Etant un robot, certes guidé par des humains, Anna dispense à ses interlocuteurs la même qualité de service au début comme en fin de journée et toujours avec la même fréquence.

Prestations proposées par les secrétaires virtuelles

Les télésecrétaires virtuelles peuvent proposer une multitude de prestations comme la saisie des courriers, de devis ou de rapports, la mise en page de documents, la création de tableurs, mailings, la réalisation de diaporamas Powerpoint, la permanence téléphonique, la retranscription…. Toutes les tâches, qui lui sont attribuées, aussi diverses les unes que les autres, doivent être réalisées parfaitement et dans les délais impartis.

Une télésecrétaire médicale a pour but de seconder le praticien dans le volet administratif qu’il ne saura pas assurer, occasionnellement ou régulièrement. Nous pouvons constater même qu’elle fait office d’un bras droit pour le médecin en termes d’accueil et l’organisation.

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