L’accueil téléphonique médical est une nécessité pour les professionnels de santé qui doivent maintenir le contact avec les patients et soigner l’image du cabinet. Mais comment le médecin pourrait-il concilier entre l’exercice du métier et prise en charge téléphonique des patients ? Miser sur un service de télésecrétariat médical constitue une solution judicieuse. Focus sur les atouts d’une permanence téléphonique médicale.
Un accueil téléphonique médical à l’image du cabinet
L’accueil médical téléphonique est un outil inhérent à la communication des médecins avec leurs patients. Il représente un gage de confiance pour patient et médecin et doit donc être réalisé soigneusement. Toutefois, les praticiens n’ont pas le temps pour écouter leurs patients et leur répondre comme il se doit. Pour protéger l’image du cabinet bon nombre de professionnels de santé font appel à un service de télésecrétariat.
L’externalisation du secrétariat téléphonique constitue une solution judicieuse permettant aux professionnels de se libérer du temps et de se concentrer sur leur activité. La secrétaire médicale a toujours été la cheville ouvrière d’un médecin. Elle le seconde et l’accompagne en permanence. Mais il arrive que cette secrétaire du cabinet se trouve déborder aussi par les tâches administratives au point qu’elle ne parviendra pas à gérer la réception des appels et ne pourra satisfaire la patientèle.
Externalisation du secrétariat téléphonique médical
Le recours à une permanence téléphonique médicale permet d’assurer un accueil téléphonique permanent de la patientèle quand le médecin est occupé. Il s’agit d’une plateforme de secrétariat joignable en semaine de 8h à 19h et le samedi de 8h à 12h. Une télésecrétaire médicale qui seconde un généraliste ou un spécialiste, agit avec réactivité et toujours dans le respect des consignes.
En général le professionnel de santé doit privilégier dans son cabinet le filtrage des appels et le répondeur ; ce qui lui permettra de se consacrer à l’exercice médical sans être dérangé. Toutefois, si le filtrage est assuré par un service de secrétariat en ligne, c’est au praticien de décider du degré de confiance à attribuer pour les secrétaires qui se chargent du tri des appels. Les consignes qu’il leur laisse, quant au type d’appel à lui faire passer automatiquement, doivent être respectées à la lettre, parce qu’il restera toujours la seule personne capable d’estimer le niveau d’urgence de chaque situation.
Missions du secrétariat externalisé
Pour accomplir leur métier et se recentrer sur les diagnostics, les professionnels de santé font souvent appel à une télésecrétaire médicale compétente en plus de leur secrétaire du cabinet. Cette secrétaire en ligne sera en mesure de réaliser plusieurs tâches : un accueil téléphonique permanent des appelants, la gestion de l’agenda professionnel en suivants les instructions et les consignes des médecins. Elle est aussi qualifiée à traiter les appels, à noter les différentes informations et messages, à gérer la prise des rendez-vous en ligne…
Qualités de la secrétaire à distance
Les professionnels de santé qui font appels à un prestataire d’accueil téléphonique professionnel, doivent choisir des secrétaires à distances qualifiées, bien formées dans le domaine et dotées de plusieurs qualités : chaleureuses et souriantes, assurant un bon accueil médical téléphonique et un bon relationnel, ayant une bonne connaissance de l’organisation du cabinet, une écoute active,…
Ces secrétaires médicales en ligne répondent au nom du médecin en question ou du cabinet. Elles gèrent l’agenda médical en suivant les instructions demandés, filtrent et transmettent les appels qui requièrent la compétence du praticien et restent bien évidemment en contacte continu avec le médecin.
