La secrétaire médicale est la plaque tournante du service médical et paramédical. Elle est non seulement l’interlocutrice privilégiée des médecins mais aussi celle des patients. Sans ses services le médecin ne pourra pas organiser comme il se doit ses tâches administratives, gérer son agenda et assurer un accueil de qualité à sa patientèle. Mais de nos jours, la réception des appels téléphoniques a pris une autre dimension : plus d’attente, plus de mauvaise gestion de planning…Une télésecrétaire médicale à distance prend désormais les choses en main.
Focus sur la formation de la secrétaire médicale et les qualités requises pour exercer ce métier.
Quelles sont les tâches à accomplir?
D’abord, il est important que le métier de secrétaire médicale ne se fasse pas par défaut. Il faut le choisir et en être passionné pour y réussir. En effet, beaucoup de tâches sont confiées à une secrétaire médicale à distance : elle répartit la plupart du temps de travail entre le vrai secrétariat c’est-à-dire la réception d’appels, la prise de rendez-vous, de messages, la gestion de l’emploi du temps d’une ou plusieurs personnes ou entreprises, la rédaction de comptes-rendus et les tâches administratives comme la rédaction de devis, de courriers,…. On peut même l’engager dans la traduction de documents et des activités commerciales comme la téléprospection, les relances ainsi que la qualification de fichiers.
Quelles sont les compétences d’une secrétaire externe ?
Il est évident qu’une télésecrétaire doit avoir des connaissances informatiques pour savoir travailler sur un traitement de texte ou un tableur par exemple. Outre la maîtrise de l’orthographe, elle doit également savoir s’exprimer de façon intelligente et claire.
Une télésecrétaire a un outil de travail quotidien : le téléphone. L’accueil téléphonique médical doit se faire avec le sourire. En effet, dès que l’interlocuteur l’entend, sa voix et sa manière de parler auront un effet sur lui. Le contact téléphonique sera la première impression du client et il faut qu’il soit de qualité. Donc si vous envisagez de suivre une formation de télésecrétaire médicale, n’hésitez à travailler sur l’aspect relationnel, le débit de la voix et le développement de votre capacité d’écoute.
Formation de la secrétaire médicale à distance
Le métier d’une secrétaire médicale nécessite une formation académique pour accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics, définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire, élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous médicaux, des visites, rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence et surtout s’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone. Le Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) est par ailleurs de mise. La formation académique doit par la suite être consolidée par des stages pratiques qui lui permettront d’aborder le vrai métier et passer à l’application.
Programme de l’école de secrétaire médicale
Une secrétaire médicale peut suivre une formation prolongée sur un an. L’enseignement théorique dispensé est généralement axé sur la maitrise des éléments suivants :
- Science médical
- Secrétariat médical
- Comptabilité
- Bureautique
- Français
- Formation aux premiers secours
Études pour devenir secrétaire médical(e)
On ne peut pas parler de diplôme d’Etat spécifiques à la profession d’une secrétaire médicale, mais il existe des établissements proposant des titres et certificats accessibles après le bac ou bien après plusieurs années d’expérience. Pour y accéder il faut avoir un bac pro gestion administration et le bac techno ST2S.
Pour les candidats qui ont le niveau bac, ils peuvent intégrer une formation spécialisée pour obtenir :
– un certificat secrétaire médico-social(e).
– un certificat secrétaire médicale.
– un titre de secrétaire médical.
– un titre de secrétaire technique option santé.
Pour le bac + 1, ils suivent une formation pour acquérir :
– FCIL secrétariat médical,
– FCIL secrétariat médico-social,
– secrétaire médical et médico-social (IRFSS).
Pour le bac + 2 :
– secrétaire médicol-social.
– DU de technicien de l’information médicale (université d’Avignon).
Bac +3 :
– FCIL secrétaire assistant médico-administratif.
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